1. Démarrer
L’application réunit au même endroit le syndic (professionnel ou bénévole), son équipe, les copropriétaires et le gardien. Chacun ne voit que ce qui le concerne.
Comment l’application est organisée
Syndic · Copropriétaire · Gardien
Tout part d’un « espace » : un cabinet de syndic, ou un syndic bénévole qui gère sa propre résidence. Un espace contient une ou plusieurs résidences ; chaque résidence contient ses lots, ses copropriétaires, son budget, ses dépenses, ses assemblées et sa vie quotidienne.
À savoir
- Les rôles : Administrateur (tout, y compris l’équipe et les paramètres), Gestionnaire (la gestion courante), Conseil (contrôle : consulte et valide), Gardien (la loge uniquement), Copropriétaire (son compte, ses documents, la vie de sa résidence).
- Les règles de loi (délais, majorités, plafonds) sont celles du pays choisi à la création de l’espace. Elles s’appliquent automatiquement : l’application refuse ce que la loi interdit et l’explique.
- Les montants se saisissent en dirhams (ou en euros en France), avec une virgule ou un point pour les centimes : « 1 250,50 » ou « 1250.5 ».
- L’application existe en français, en arabe et en anglais : le sélecteur de langue est en bas du menu ou en haut des pages.
Créer son espace
Syndic
La première personne qui s’inscrit crée l’espace et en devient l’administrateur. Les autres (collaborateurs, copropriétaires, gardien) rejoignent ensuite l’espace sur invitation : ils ne s’inscrivent pas eux-mêmes.
Pas à pas
- Ouvrez la page « Créer mon espace ».
- Saisissez votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe.
- Choisissez le type d’espace et le pays, puis saisissez le nom : celui de la résidence pour un syndic bénévole, celui du cabinet pour un professionnel (le champ s’appelle « Nom de la résidence » dans les deux cas).
- Validez : vous arrivez sur la liste des résidences, vide. Créez la première (voir « Résidences »).
Ce qu’il faut saisir
- Votre nom
- Prénom et nom de la personne qui crée l’espace. Il apparaît dans les journaux et sur les documents saisis.
- Adresse e-mail
- Elle sert d’identifiant de connexion. Une adresse ne peut être utilisée qu’une fois.
- Mot de passe
- Au moins 10 caractères. Il est enregistré sous forme irréversible : personne ne peut le lire, pas même le support.
- Type d’espace
- « Syndic bénévole (ma résidence) », choix par défaut : un copropriétaire élu qui gère sa résidence, une seule résidence. « Cabinet de syndic » : un professionnel avec plusieurs résidences, des collaborateurs, la double validation des dépenses et les factures d’honoraires.
- Pays
- Détermine la loi appliquée (Maroc : loi 18-00 modifiée ; France : loi du 10 juillet 1965), la devise, le plan comptable et le fuseau horaire. Il ne se change pas ensuite.
- Nom de la résidence
- En réalité le nom de votre espace : le nom du cabinet pour un professionnel, celui de la résidence pour un bénévole. Il apparaît sur les avis d’appel et les reçus.
Se connecter, rejoindre un espace
Syndic · Copropriétaire · Gardien
On se connecte avec son e-mail et son mot de passe. Un copropriétaire ou un collaborateur reçoit d’abord un code d’invitation qu’il saisit sur la page « Rejoindre ».
Pas à pas
- Invité : ouvrez la page « Rejoindre », saisissez le code reçu du syndic, votre e-mail, votre nom et choisissez un mot de passe.
- Ensuite : connectez-vous sur la page « Connexion » avec cet e-mail et ce mot de passe.
- Selon votre rôle, vous arrivez sur les résidences (syndic), sur « Mon compte » (copropriétaire) ou sur l’écran de la loge (gardien).
- Mot de passe oublié : sur la page « Connexion », cliquez sur « Mot de passe oublié ? », saisissez votre e-mail et ouvrez le lien reçu (valable une heure, une seule fois) pour choisir un nouveau mot de passe. Toutes vos sessions ouvertes sont alors fermées. Si vous n’avez plus accès à votre boîte, le support peut corriger l’adresse ou fixer un mot de passe provisoire.
À savoir
- Code d’un copropriétaire : valable 14 jours, utilisable une fois ; en générer un nouveau périme l’ancien. Code d’un collaborateur ou d’un gardien : valable 7 jours, et uniquement avec l’adresse e-mail invitée.
- Si votre adresse a déjà un compte, saisissez votre mot de passe actuel : l’invitation s’ajoute à ce compte.
- Un compte rattaché à plusieurs espaces ouvre le premier par ordre alphabétique.
- Après 15 minutes sans activité, l’application renouvelle la session en arrière-plan ; au bout de 30 jours sans connexion, il faut se reconnecter.
- Un espace suspendu par l’exploitant ne permet plus de se connecter : le message « Cet espace est suspendu » s’affiche.
Mon cabinet : équipe et paramètres
Syndic
Réservé à l’administrateur : inviter les collaborateurs, le conseil ou le gardien, retirer un accès, régler le seuil de double validation des dépenses et l’identité fiscale du cabinet.
Pas à pas
- Ouvrez « Mon cabinet » depuis la liste des résidences.
- Pour inviter : saisissez l’e-mail de la personne, choisissez son rôle, cliquez « Inviter ». Transmettez-lui le code affiché (valable 7 jours) : elle le saisira sur la page « Rejoindre » avec cette même adresse.
- Pour retirer un accès : « Retirer » à côté de la personne ; ses sessions sont coupées. Le dernier administrateur ne peut pas être retiré.
- « Lectures des points ambigus de la loi » : quatre choix (comptage des 3/4, quorum, plafond des voix, voix des débiteurs) ; l’option marquée ★ est celle par défaut. Une AG garde les choix en vigueur au moment de sa convocation.
- « Export des données » : un fichier JSON d’une résidence ou de tout l’espace, inscrit au journal.
Ce qu’il faut saisir
- Rôle
- Gestionnaire : gestion courante de toutes les résidences. Conseil : consulte et peut valider les dépenses. Gardien : uniquement l’écran de la loge. Administrateur : comme un gestionnaire, plus l’équipe et les paramètres.
- Seuil de double validation
- Montant à partir duquel une dépense doit être validée par une autre personne que celle qui l’a saisie. Laissez vide pour désactiver. Par défaut : 5 000 MAD pour un cabinet, désactivé pour un bénévole (attention : un bénévole seul qui l’active ne peut plus valider ses propres factures sans un membre du conseil).
- Identité fiscale
- Tous les champs sont obligatoires : raison sociale, adresse, identifiant fiscal (IF, 6 à 10 chiffres), taxe professionnelle (6 à 12 chiffres), ICE (exactement 15 chiffres). Ils figurent sur les factures d’honoraires.
À savoir
- Un syndic bénévole peut inviter son conseil et un gardien ; les collaborateurs gestionnaires sont réservés à l’offre cabinet.
Résidences
Syndic
La liste de vos résidences, sous forme de cartes : nombre de lots, impayés, prochaine assemblée. Cliquez sur une carte pour entrer dans la résidence ; le menu de gauche donne alors accès à tous ses écrans.
Pas à pas
- Cliquez « Nouvelle résidence ».
- Saisissez le nom et la ville.
- Entrez dans la résidence, puis renseignez les lots et les copropriétaires (« Lots et copropriétaires », ou import d’un fichier).
Ce qu’il faut saisir
- Nom
- Le nom d’usage, par exemple « Résidence Les Orangers ».
- Ville
- La commune de l’immeuble. Elle compte : au Maroc, l’assemblée générale doit se tenir dans cette commune.
Vue d’ensemble d’une résidence
Syndic
Le tableau de bord de la résidence : la trésorerie (banque et caisse), les impayés et le taux de recouvrement, le prochain appel, la part de copropriétaires connectés ; puis la liste « À faire » par ordre d’urgence (signalements urgents, factures à valider, impayés de plus de 90 jours, factures à payer, contrats à résilier ou reconduire sous 30 jours, visites d’entretien sous 7 jours, bulletins de paie en brouillon, AG à convoquer) et les 5 principaux débiteurs.
À savoir
- Chaque ligne « à faire » est un lien direct vers l’écran concerné.
2. La résidence : lots, copropriétaires, documents
Avant toute opération financière, la résidence doit être décrite : ses lots, leurs tantièmes et leurs propriétaires. C’est la base de toutes les répartitions de charges et de tous les votes.
Lots et copropriétaires
Syndic
La liste des lots (appartements, commerces, parkings…) avec leurs tantièmes, et des copropriétaires avec les lots qu’ils possèdent. C’est aussi d’ici qu’on invite un copropriétaire dans l’application.
Pas à pas
- Ajoutez chaque lot : référence, type, tantièmes. Le total des tantièmes s’affiche en bas ; il est en général de 1 000 ou 10 000.
- « Nouveau copropriétaire » (le formulaire n’apparaît que s’il reste des lots sans propriétaire) : prénom, nom, téléphone, date depuis laquelle il est propriétaire, et cochez son ou ses lots.
- Pour une résidence déjà constituée, préférez l’import d’un tableur (section suivante) : tout est créé d’un coup.
- « Inviter dans l’app » : un code s’affiche, valable 14 jours. Transmettez-le au copropriétaire ; il le saisit sur la page « Rejoindre » avec son e-mail.
Ce qu’il faut saisir
- Référence
- Le numéro du lot tel qu’il figure au règlement de copropriété : « A12 », « B-3 », « P07 ». Unique dans la résidence.
- Type
- Appartement, commerce, bureau, parking, cave ou autre.
- Tantièmes
- Nombre entier : la quote-part du lot dans les parties communes, fixée par le règlement de copropriété. Elle sert à répartir les charges et à compter les voix en assemblée. Un lot à 0 tantième ne paie aucune charge générale.
- Propriétaire depuis
- Laissez vide si vous ne la connaissez pas : le lot est alors considéré comme lui appartenant depuis toujours, ce qui est le bon choix pour une reprise en cours d’année.
- Téléphone
- 8 à 20 caractères : chiffres, espaces, points, tirets et « + ». Format international conseillé : +212 661 10 20 30. Sert aux rappels par SMS ou WhatsApp.
À savoir
- Chaque lot et chaque copropriétaire se modifie (« Modifier »). Supprimer n’est possible que sans historique : un lot jamais appelé, une fiche sans dette, sans paiement et jamais convoquée. Sinon l’application refuse, et la fiche reste modifiable.
- Le formulaire propose l’e-mail et la langue des messages : sans e-mail ni téléphone, le copropriétaire ne reçoit aucun avis. Ils se complètent à tout moment avec « Modifier ».
- Étage et surface se saisissent à l’import ou en modifiant le lot. Un changement de tantièmes vaut pour les appels à venir : les appels déjà générés ne sont pas recalculés.
Importer les lots depuis un tableur
Syndic
Créer en une fois tous les lots et leurs propriétaires à partir d’un fichier CSV exporté d’Excel ou de LibreOffice. Rien n’est enregistré avant la vérification : l’application montre d’abord les erreurs ligne par ligne.
Pas à pas
- « Télécharger un modèle » pour partir d’un fichier aux bonnes colonnes.
- Une ligne par lot. Colonnes obligatoires : lot et tantièmes. Facultatives : type, étage, surface, nom, prénom, téléphone, e-mail, langue. Les en-têtes peuvent être en français, en arabe ou en anglais.
- Enregistrez au format « CSV UTF-8 » (dans Excel : Enregistrer sous → CSV UTF-8). Le format CSV ordinaire d’Excel abîme les accents et l’en-tête « tantièmes » n’est alors plus reconnu. Puis « Vérifier le fichier ».
- Corrigez les erreurs signalées (numéro de ligne, colonne, valeur lue), revérifiez, puis « Importer ».
À savoir
- Un même propriétaire sur plusieurs lignes (même nom et même e-mail) est créé une seule fois et reçoit tous ses lots.
- Type accepté : appartement, commerce, bureau, parking, cave, autre (ou leurs équivalents « magasin », « local », « garage », « شقة »…) ; vide = appartement. Surface avec virgule ou point : 82,5. Langue : fr, ar ou en.
- Fichier de 5 Mo au plus ; séparateur point-virgule, virgule ou tabulation.
- Un lot déjà présent dans la résidence est refusé : l’import n’écrase jamais rien.
Vente d’un lot
Syndic
Quand un lot est vendu, il change de propriétaire à la date de l’acte. L’application montre la situation du vendeur à cette date, imprime l’attestation à lui remettre, et fait passer à l’acquéreur les appels déjà émis qui tombent après la vente. Le même écran sert à attribuer un lot qui n’a pas de propriétaire.
Pas à pas
- Dans « Lots et copropriétaires », sur la ligne du lot : « Vendre » (ou « Attribuer » s’il est sans propriétaire).
- Saisissez la date de la vente : la situation du vendeur se met à jour — ce qu’il doit au syndicat à cette date, et les échéances à venir qui passeront à l’acquéreur.
- Imprimez l’attestation pour le notaire (au Maroc : récépissé de décharge si le vendeur ne doit rien, art. 26).
- Choisissez l’acquéreur : un nouveau copropriétaire (saisi sur place) ou un copropriétaire déjà connu. « Enregistrer la vente », puis confirmez.
- Invitez ensuite l’acquéreur dans l’application depuis sa fiche.
Ce qu’il faut saisir
- Date de la vente
- La date de l’acte. Les appels exigibles à partir de cette date passent à l’acquéreur ; ceux d’avant restent au vendeur, même impayés.
- Acquéreur
- Nouveau : prénom, nom, téléphone, e-mail et langue, comme à la création d’un copropriétaire. Existant : un copropriétaire qui a déjà un lot dans la résidence.
À savoir
- Au Maroc, l’acquéreur est solidairement tenu des dettes du vendeur envers le syndicat (art. 42) : faites régler la dette avec le notaire avant la signature.
- La vente ne se défait pas : en cas d’erreur, enregistrez une nouvelle vente à une date postérieure.
- Le transfert des échéances passe une écriture comptable entre le compte du vendeur et celui de l’acquéreur ; la comptabilité reste équilibrée.
Reprise de l’existant (soldes d’ouverture) — en haut de l’onglet Comptabilité
Syndic
Votre résidence arrive d’un autre syndic ou d’un cahier ? Saisissez la balance au jour de la reprise : trésorerie, réserves, dettes et créances, et le solde de chaque copropriétaire. Elle devient la première écriture de la comptabilité.
Pas à pas
- Indiquez la date de la reprise et l’origine des chiffres (« Balance remise par l’ancien syndic au 31/12 »).
- Ajoutez une ligne par compte (au moins deux) : la banque, la caisse, les réserves, chaque copropriétaire qui doit de l’argent ou qui a payé d’avance (compte 3421, copropriétaire obligatoire), chaque fournisseur à payer (4411). Sur chaque ligne, un montant au débit OU au crédit, jamais les deux.
- L’application affiche l’écart : la balance doit être équilibrée (total des débits égal au total des crédits) pour être enregistrée.
- « Enregistrer la reprise » : confirmez. C’est définitif.
À savoir
- La reprise n’est possible que tant que la comptabilité de la résidence n’a pas commencé : faites-la juste après les lots, AVANT de générer les appels, d’encaisser ou de valider une dépense. Ensuite, le formulaire disparaît définitivement.
- La dette reprise d’un copropriétaire apparaît dans son compte (« doit … ») et ses paiements suivants la soldent en priorité.
Documents
Syndic · Copropriétaire
Le coffre-fort de la résidence : règlement de copropriété, procès-verbaux, contrats, attestations d’assurance, factures, plans, diagnostics. Chaque document a une visibilité : tous les copropriétaires, le conseil seulement, ou la gestion seulement.
Ce qu’il faut saisir
- Fichier
- PDF, JPEG, PNG, WebP, Word (.docx) ou Excel (.xlsx), 10 Mo au plus ; les anciens .doc et .xls sont refusés. Son empreinte est enregistrée : on peut prouver qu’il n’a pas été modifié.
- Catégorie
- Règlement, PV, contrat, assurance, facture, plan, diagnostic, budget ou autre : elle sert au classement.
- Qui peut le voir
- « Tous » : visible dans l’espace de chaque copropriétaire. « Conseil » : le conseil et la gestion. « Gestion » : le syndic seulement (contrats sensibles, pièces de recouvrement).
- Date du document
- Facultatif : la date du document lui-même (date de l’AG pour un PV), pas celle du dépôt.
À savoir
- Retirer un document le masque du coffre, mais le fichier reste conservé pour l’historique.
Contrats d’entretien
Syndic
Les contrats en cours (ascenseur, nettoyage, gardiennage, espaces verts…) avec leur échéance, leur préavis et la prochaine visite. Le tableau de bord vous prévient à temps pour décider de reconduire ou de résilier.
Ce qu’il faut saisir
- Fournisseur
- Choisi dans la liste de vos fournisseurs. Un fournisseur se crée depuis l’écran Dépenses (« + Nouveau fournisseur »).
- Début / Fin
- Les dates du contrat. La fin doit suivre le début.
- Préavis (jours)
- Délai pour résilier avant l’échéance, de 0 à 365 (30 par défaut). La date limite de résiliation (fin moins préavis) passe en rouge 30 jours avant.
- Montant annuel
- Le coût sur une année, en dirhams.
- Visites / prochaine visite
- Rythme des visites (mensuelles, trimestrielles, semestrielles, annuelles) et date de la prochaine, qui passe en rouge 7 jours avant. Elle ne se recalcule pas toute seule.
À savoir
- Un contrat se modifie (« Modifier » : dates, montant, prochaine visite à mettre à jour après chaque passage) et se supprime à tout moment.
3. Finances
L’ordre est toujours le même : un exercice et son budget, l’approbation du budget en assemblée, la génération des appels de fonds, puis les encaissements et, si besoin, le recouvrement. Les dépenses suivent leur propre circuit de validation. La comptabilité se tient toute seule à partir de ces opérations.
Budget et appels de fonds
Syndic
Créer l’exercice, saisir le budget prévisionnel poste par poste, enregistrer son approbation par l’assemblée générale, puis générer les appels de fonds. Chaque copropriétaire reçoit sa part, calculée sur ses tantièmes.
Pas à pas
- « Nouvel exercice » : dates de début et de fin et rythme des appels (trimestriels par défaut). Au Maroc, un exercice dure 12 mois au plus (18 pour le premier de la résidence) et ne doit pas chevaucher un autre exercice : du 01/01 au 31/12, pas au 01/01 suivant.
- Ajoutez les postes du budget : libellé et montant annuel, répartis entre tous les lots selon leurs tantièmes. Tant que le budget n’est pas approuvé, chaque poste se modifie ou se supprime.
- Le budget est approuvé automatiquement quand une AG tenue dans l’application adopte la résolution « Budget » rattachée à cet exercice. Si l’AG s’est tenue hors de l’application : « Approbation en assemblée générale », saisissez sa date et la référence du procès-verbal. Le budget est alors figé.
- « Générer les appels de fonds » : l’application crée les échéances (par exemple 4 appels trimestriels) dont la somme est exactement le budget, au centime près.
- Les avis d’appel imprimables (un par copropriétaire, avec le reste dû ou l’avance) s’ouvrent par « Avis à imprimer » dans la liste des appels.
Ce qu’il faut saisir
- Poste
- L’objet de la dépense prévue : « Gardiennage », « Eau des communs », « Entretien ascenseur ».
- Montant
- Le montant annuel prévu pour ce poste, en dirhams.
- Répartition
- Pour une charge qui ne concerne que certains lots (ascenseur, parking), créez d’abord une clé (section « Clés de répartition », plus bas dans cet onglet), puis choisissez-la ici. Sinon, « Tous les lots » répartit selon les tantièmes généraux.
- Référence du procès-verbal
- Par exemple « AG du 12/12/2025, résolution 2 ». Elle figure sur les avis d’appel.
À savoir
- Pas d’appel de fonds sans budget approuvé : c’est la loi, et l’application le refuse. Tous les lots doivent aussi avoir un propriétaire à chaque date d’appel.
- Les appels ne se génèrent qu’une fois par exercice. Faites la reprise de l’existant AVANT : après, elle n’est plus possible.
- Une fois approuvé, le budget ne se modifie plus ; un changement passe par une nouvelle décision d’assemblée.
- La part de chaque lot est calculée sur ses tantièmes et arrondie de sorte que la somme tombe juste.
Clés de répartition
Syndic
Certaines charges ne concernent qu’une partie des lots : l’ascenseur pour les étages qu’il dessert, le parking pour les places, un bâtiment pour ses seuls occupants. Une clé de répartition dit quels lots paient cette charge, et dans quelle proportion.
Pas à pas
- Onglet « Budget et appels », section « Clés de répartition » : « Nouvelle clé ».
- Donnez-lui un nom (« Ascenseur bâtiment A »), cochez les lots concernés et indiquez la part de chacun. « Tous les lots, tantièmes généraux » pré-remplit avec les tantièmes du règlement, à ajuster.
- Dans le budget, ajoutez le poste concerné (« Entretien ascenseur ») et choisissez la clé dans « Répartition ».
- Lors d’une assemblée, une résolution peut aussi être réservée aux lots d’une clé : seuls ces copropriétaires votent.
Ce qu’il faut saisir
- Part dans la clé
- Nombre entier. La charge est répartie au prorata de ces parts : avec 600 et 400, le premier lot paie 60 %. Reprenez les tantièmes spéciaux du règlement de copropriété s’il en prévoit.
À savoir
- Une clé utilisée par un budget approuvé ou une assemblée convoquée garde sa composition (son nom reste modifiable) : les appels et les votes en dépendent.
- Une clé utilisée par un poste ou une résolution ne se supprime pas.
Encaissements et reçus
Syndic
Enregistrer chaque paiement d’un copropriétaire. Un reçu numéroté est émis aussitôt ; le paiement solde d’abord les dettes les plus anciennes.
Pas à pas
- Choisissez le copropriétaire, saisissez le montant, le mode et la date.
- Pour un chèque ou un virement, indiquez le numéro.
- « Encaisser et émettre le reçu » : le reçu (par exemple R2026-000012) est imprimable et visible dans l’espace du copropriétaire.
- Erreur ou chèque impayé : « Annuler » le paiement (administrateur seulement) en indiquant le motif, 5 caractères au moins. Il n’est pas effacé, il est contre-passé.
Ce qu’il faut saisir
- Mode
- Espèces, chèque, virement ou versement. Les paiements par carte faits par le copropriétaire s’enregistrent tout seuls.
- N° de chèque ou de virement
- Obligatoire pour un chèque : il sert au rapprochement bancaire et en cas de rejet.
- Date
- Le jour où vous avez reçu l’argent (pas de date future).
- Montant
- En MAD : « 1 500,50 ». Le paiement solde d’abord les échéances les plus anciennes ; l’excédent devient une avance.
À savoir
- Les reçus sont numérotés sans trou, par année. Un reçu annulé garde son numéro et porte la mention « Annulé ».
Impayés
Syndic
La situation de chaque copropriétaire à une date : ce qui est exigible, ce qui est payé, ce qui reste dû, et l’ancienneté de la dette (moins de 30 jours, 31 à 90, 91 à 180, plus de 180). En tête, le taux de recouvrement de la résidence.
À savoir
- Un copropriétaire qui doit de l’argent n’est pas admis à voter en assemblée (Maroc) : la feuille de présence le signale.
Recouvrement
Syndic
Le suivi gradué des débiteurs, dans l’ordre prévu : rappel amiable, mise en demeure par lettre recommandée, conciliation ou médiation, puis procédure judiciaire (injonction de payer, hypothèque forcée sur le lot). Chaque envoi est daté et conservé.
Pas à pas
- Pour chaque débiteur, l’application propose l’étape suivante.
- Imprimez la lettre, envoyez-la, puis « Enregistrer l’envoi » avec le mode (recommandé AR, commissaire judiciaire, main propre, électronique, SMS ou WhatsApp) et la date. Seuls SMS et WhatsApp envoient réellement un message ; les autres modes enregistrent l’envoi que vous avez fait.
- Après une conciliation, indiquez son issue : échec, accord ou payée (une seule fois, sans retour possible).
- Le « dossier judiciaire » liste les quatre pièces à réunir et indique celles qui sont disponibles ou à obtenir.
À savoir
- Après mise en demeure restée sans paiement 30 jours, toutes les provisions de l’exercice deviennent exigibles (déchéance du terme, article 25).
- Avant l’injonction de payer ou l’hypothèque, il faut une conciliation dont l’issue est « Échec » et une mise en demeure envoyée depuis au moins 30 jours : l’application le vérifie.
- L’hypothèque forcée est seulement suivie ici : elle relève d’un avocat et du tribunal.
Dépenses
Syndic
Saisir chaque facture fournisseur, la faire valider, la payer, et y joindre la facture. Au-delà du seuil de double validation, la personne qui saisit ne peut pas valider : une autre doit le faire.
Pas à pas
- « Déposer la facture » (PDF ou photo) : si la lecture automatique est activée, les champs se remplissent seuls. Relisez-les toujours.
- Choisissez le fournisseur (ou « + Nouveau fournisseur »), l’objet, la catégorie, le numéro et la date de la facture, le montant TTC. « Enregistrer la dépense ».
- Sous le seuil, la dépense est validée tout de suite ; à partir du seuil, elle attend la validation d’une autre personne (administrateur, gestionnaire ou conseil), qui peut aussi la rejeter avec un motif. Une dépense rejetée est définitive.
- Une dépense validée se paie avec « Payer » : date, mode, référence. Pour un intervenant individuel, l’écran calcule la retenue à la source à garder.
Ce qu’il faut saisir
- Statut de l’intervenant
- Pour un nouveau fournisseur : société, personne au régime réel, artisan à la contribution professionnelle unique, auto-entrepreneur, ou sans statut. Un sans-statut doit fournir son numéro de carte d’identité.
- Catégorie
- Entretien, maintenance, nettoyage, eau, électricité, assurance, personnel, travaux votés en AG, travaux urgents, frais bancaires, autre : elle détermine le compte comptable et le poste dans la page Transparence.
- N° de facture
- Le numéro porté par la facture. Un même numéro ne peut pas être saisi deux fois pour le même fournisseur (protection contre les doublons).
- Montant TTC
- Le total de la facture, taxes comprises.
À savoir
- Une dépense validée ne se modifie plus (montant, fournisseur, date) : on peut seulement y joindre la facture.
- Paiement en espèces de 20 000 MAD ou plus : une justification écrite (10 caractères au moins) est exigée.
- Auto-entrepreneur ou artisan à la contribution professionnelle unique : au-delà de 80 000 MAD payés dans l’année civile, une retenue de 30 % est à garder et à verser à l’État ; l’écran « Avant de payer » la calcule et liste les pièces à conserver.
- Intervenant sans statut : à la 4e intervention en 56 jours, l’application alerte sur un risque de requalification en salarié.
Comptabilité
Syndic
La comptabilité se tient d’elle-même : chaque appel, encaissement, dépense, paiement et bulletin de paie produit son écriture, selon le plan comptable du pays. Cet écran montre la balance, le journal, les états de l’exercice et le rapprochement bancaire.
Pas à pas
- « Contrôle » : vérifie que le journal est intact (aucune écriture modifiée, numérotation continue) et que la comptabilité concorde avec le suivi des copropriétaires.
- Balance et états de l’exercice : produits, charges, résultat, et les états que la loi demande selon le montant des produits.
- Rapprochement bancaire : déposez le relevé de la banque en CSV, séparateur point-virgule, colonnes date;libellé;montant (date JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ, montant signé). « Rapprocher » apparie les opérations de même montant à 5 jours près et liste ce qui manque d’un côté ou de l’autre. Le résultat n’est pas enregistré.
- Après la date de fin de l’exercice : « Clôturer l’exercice » (administrateur). Plus aucune écriture ne peut ensuite être datée dans cet exercice.
À savoir
- Les écritures sont enchaînées par empreinte : une modification après coup se verrait au contrôle. On ne corrige jamais une écriture, on la contre-passe.
- Au Maroc, les états à produire dépendent des produits de l’exercice (seuils de 200 000 et 500 000 MAD), et la certification des comptes est obligatoire au-delà de 1 000 000 MAD : l’écran l’indique.
Honoraires du cabinet
Syndic
Réservé à l’offre cabinet. Émettre la facture d’honoraires du cabinet à la résidence : lignes de prestation hors taxe, TVA à 20 %, total TTC, numérotation continue (F2026-000001) et mentions légales. Elle crée automatiquement la dépense « Rémunération du syndic » côté résidence, soumise à la double validation.
À savoir
- Renseignez d’abord l’identité fiscale du cabinet (Mon cabinet) : sans elle, la facture ne peut pas être émise.
4. Assemblées générales
De la préparation au procès-verbal : ordre du jour, convocation contrôlée par la loi, feuille de présence et quorum, votes à la bonne majorité, procès-verbal et sa notification.
Préparer, convoquer, tenir une assemblée
Syndic · Copropriétaire
Chaque étape est vérifiée au regard de la loi du pays : délai de convocation, mode de notification, quorum, majorité de chaque décision. L’application bloque ce qui rendrait l’assemblée contestable et explique pourquoi.
Pas à pas
- « Nouvelle assemblée » : date, heure, lieu et nature (ordinaire ou extraordinaire). « Préparer l’assemblée ». Date, heure, lieu et nature restent modifiables jusqu’à la convocation.
- Ajoutez les résolutions de l’ordre du jour : nature de la décision, intitulé, texte. La nature fixe la majorité requise, affichée avec l’article de loi. Pour « Budget », choisissez l’exercice soumis au vote : son approbation sera automatique si la résolution est adoptée.
- Convocation : date d’envoi et mode de notification, puis « Vérifier la conformité ». Au Maroc, la convocation doit partir au moins 15 jours avant la réunion, et la réunion se tenir dans la commune de l’immeuble. « Valider la convocation » fige la liste des convoqués ; imprimez-la.
- Le jour J : feuille de présence. Pour chaque copropriétaire : présent, représenté (mandataire choisi parmi les présents, ou mandataire extérieur) ou absent. « Enregistrer la feuille de présence » calcule le quorum.
- Ouvrez la séance : le président est un copropriétaire présent (jamais le syndic), le secrétaire est saisi librement. Si le quorum n’est pas atteint, l’AG passe « Quorum non atteint » et une seconde réunion peut être créée.
- Votez chaque résolution : pour, contre ou abstention par copropriétaire (« Tous pour » accélère la saisie ; un présent sans choix compte comme abstention). Une résolution se revote tant que la séance est ouverte.
- Clôturez quand toutes les résolutions sont votées : le procès-verbal devient définitif. Notifiez-le et enregistrez la date de notification.
Ce qu’il faut saisir
- Mode de notification
- Main propre (contre signature), lettre recommandée avec accusé de réception, commissaire judiciaire, ou voie électronique. Au Maroc, la validité de la voie électronique n’est pas confirmée : doublez-la d’un mode légal.
- Nature de la décision
- Elle détermine la majorité. Au Maroc : majorité des présents et représentés pour l’entretien et la sécurité ; trois quarts des voix pour le budget, le syndic, ses honoraires, les travaux d’amélioration ou le gros entretien ; unanimité pour construire, surélever ou transformer les parties communes.
- Mandataire
- Un mandataire ne peut représenter plus de 3 copropriétaires ni plus de 10 % des voix ; l’application refuse au-delà.
À savoir
- Quorum au Maroc (par défaut) : au moins la moitié des copropriétaires ET la moitié des tantièmes, présents ou représentés.
- Un copropriétaire débiteur, même de quelques centimes à la date de la réunion, n’est pas admis : la feuille de présence l’indique avec le montant dû.
- Seconde réunion : au plus 30 jours après la première, et à reconvoquer avec 15 jours de délai — la fenêtre est étroite, anticipez.
- Le procès-verbal doit être notifié dans les 8 jours ; la contestation est possible pendant 2 mois à partir de la notification.
- En préparation, une AG se modifie ou se supprime ; une fois convoquée, elle ne peut plus qu’être annulée, avec un motif qui reste dans l’historique. Pour la déplacer : annuler, en préparer une nouvelle, reconvoquer.
- En France, les copropriétaires peuvent voter en ligne avant la réunion (vote par correspondance) ; leurs votes sont comptés automatiquement. Ce n’est pas prévu au Maroc.
5. Vie de la résidence
Signalements
Syndic · Copropriétaire
Un copropriétaire signale un problème (panne, fuite, éclairage) avec une photo ; le syndic le suit jusqu’à sa résolution, peut l’assigner à un prestataire avec une échéance, et chaque étape reste visible dans le fil du signalement.
Pas à pas
- Copropriétaire : dans « Mon compte », rubrique « Signaler un problème », remplissez « Quel est le problème ? », « Où ? » et l’urgence, ajoutez une photo si possible, puis « Envoyer le signalement ».
- Syndic : ouvrez le signalement, passez-le « En cours », assignez un prestataire et une échéance, commentez dans le fil.
- Une fois réparé, passez-le « Résolu », puis « Clos ». Un signalement clos est définitif ; un signalement résolu peut être rouvert.
Ce qu’il faut saisir
- Titre
- Court et précis : « Lumière du palier du 1er étage en panne ».
- Emplacement
- Où se trouve le problème : « Escalier A, 1er étage », « Parking, place 12 ».
- Urgence
- Faible, normale ou urgente. « Urgente » remonte en tête du tableau de bord du syndic.
- Photo
- JPEG, PNG ou WebP, 10 Mo au plus. Les photos HEIC d’iPhone sont refusées : réglez l’appareil sur « Le plus compatible » ou faites une capture d’écran.
Annonces
Syndic · Copropriétaire
Les informations à tous les copropriétaires : coupure d’eau, nettoyage de citerne, travaux, rappel d’assemblée. Elles apparaissent dans l’espace de chaque copropriétaire.
Ce qu’il faut saisir
- Titre
- L’essentiel en quelques mots : « Coupure d’eau mardi matin ».
- Message
- Les détails : date, horaires, ce qu’il faut faire (5 000 caractères au plus). Une annonce ne se modifie pas : publiez-en une nouvelle pour corriger. « Publier » prévient tous les copropriétaires.
Messagerie
Syndic · Copropriétaire
Un échange privé entre un copropriétaire et le syndic, par sujet. Le syndic voit toutes les conversations de la résidence, un copropriétaire seulement les siennes. Les messages non lus sont comptés.
Pas à pas
- « Nouvelle conversation » : choisissez le copropriétaire (côté syndic), donnez un sujet, écrivez le message.
- Cliquez sur une conversation pour lire le fil et répondre.
- Le syndic peut clore une conversation réglée, et la rouvrir si besoin.
Sondages
Syndic · Copropriétaire
Prendre l’avis des copropriétaires avant une décision (couleur du hall, horaires de la piscine…). Un sondage est consultatif : il ne remplace jamais un vote d’assemblée générale.
Pas à pas
- Syndic : saisissez la question, au moins deux réponses, le mode de décompte et, si vous voulez, une date de fin. Publiez.
- Copropriétaire : cliquez sur sa réponse ; il peut en changer tant que le sondage est ouvert. Il voit les résultats après avoir répondu.
- Le syndic clôt le sondage quand il le souhaite.
Ce qu’il faut saisir
- Décompte
- « Une voix par copropriétaire », ou « pondéré par les tantièmes » (chaque réponse pèse la quote-part du copropriétaire).
- Ouvert jusqu’au
- Facultatif : après cette date, plus de réponse possible.
8. Personnel du syndicat (Maroc)
Le syndicat peut employer ses propres salariés : agents de sécurité, chef de sécurité, gérant, femmes de ménage, jardiniers, gardien ou concierge logé. L’application prépare les bulletins de paie et les déclarations du mois.
Salariés, bulletins et déclarations
Syndic
Une fiche par salarié, puis chaque mois : préparer les bulletins, saisir les éléments variables, valider, payer, et suivre les déclarations à la CNSS et à l’administration fiscale.
Pas à pas
- « Ajouter un salarié » : identité, poste, contrat, date d’entrée, salaire de base mensuel, heures par mois, personnes à charge, numéro d’immatriculation sociale.
- Chaque mois : choisissez le mois, « Préparer les bulletins » (un brouillon par salarié présent).
- Saisissez les éléments du mois sur chaque bulletin : heures supplémentaires (de jour +25 %, de nuit +50 %, jour de repos +50 % ou +100 % la nuit), heures d’absence non payées, une prime (imposable et cotisable ou non), avance à retenir. « Recalculer ».
- « Valider » : le bulletin devient définitif et passe en comptabilité (impossible tant qu’il reste une anomalie : sous le salaire minimum, net négatif). Puis « Payer » avec le mode de paiement.
- « Déclarations et versements » : la CNSS (parts salariale et patronale) à verser avant le 10 du mois suivant, l’impôt retenu avant la fin du mois suivant ; enregistrez chaque versement.
Ce qu’il faut saisir
- Poste / contrat
- Agent de sécurité, chef de sécurité, gérant, agent de ménage, jardinier, concierge (logé) ou autre (préciser). Un CDD exige sa date de fin.
- Salaire de base mensuel
- Brut, pour le nombre d’heures du contrat. Refusé s’il est inférieur au salaire minimum horaire en vigueur (affiché à l’écran : 17,92 MAD de l’heure, soit 3 422,72 MAD pour 191 heures).
- Heures par mois
- 191 heures pour un temps plein dans le commerce et les services ; moins pour un temps partiel.
- Personnes à charge
- Conjoint et enfants à charge : chacun réduit l’impôt sur le revenu, dans la limite de 6 personnes.
- Logement fourni
- Pour un gardien ou concierge logé : la valeur locative mensuelle du logement. Elle est limitée à 33 % du salaire.
- N° d’immatriculation sociale
- Le numéro CNSS du salarié, nécessaire à la déclaration.
À savoir
- La prime d’ancienneté est ajoutée automatiquement selon la date d’entrée : 5 % après 2 ans, 10 % après 5 ans, 15 % après 12 ans, 20 % après 20 ans, 25 % après 25 ans.
- Un bulletin validé ne se modifie plus : il est figé par la base de données.
- Les taux de cotisation et le salaire minimum sont ceux en vigueur à la date de mise à jour de l’application : faites-les confirmer par votre comptable.