1. البدء
يجمع التطبيق في مكان واحد وكيل الاتحاد (مهنيًا كان أو متطوعًا) وفريقه والملاك المشتركين والحارس. ولا يرى كل واحد منهم إلا ما يعنيه.
كيف ينتظم التطبيق
الوكيل · المالك المشترك · الحارس
كل شيء ينطلق من «فضاء»: مكتب وكيل اتحاد، أو وكيل متطوع يسيّر إقامته. يضم الفضاء إقامة واحدة أو أكثر؛ وتضم كل إقامة أجزاءها المفرزة وملاكها المشتركين وميزانيتها ومصاريفها وجموعها العامة وحياتها اليومية.
معلومات مهمة
- الأدوار: «مسؤول» (كل شيء، بما في ذلك الفريق والإعدادات)، «مسير» (التسيير اليومي)، «مراقبة» (المجلس: يطّلع ويصادق)، «حارس (البوابة)» (الحراسة فقط)، «المالك المشترك» (حسابه ووثائقه وحياة إقامته).
- القواعد القانونية (الآجال، الأغلبيات، السقوف) هي قواعد البلد المختار عند إنشاء الفضاء. وتُطبَّق تلقائيًا: يرفض التطبيق ما يمنعه القانون ويشرح السبب.
- تُدخَل المبالغ بالدرهم (أو باليورو في فرنسا)، مع فاصلة أو نقطة للسنتيمات: «1 250,50» أو «1250.5».
- التطبيق متوفر بالفرنسية والعربية والإنجليزية: يوجد مُحدِّد اللغة أسفل القائمة أو أعلى الصفحات.
إنشاء الفضاء
الوكيل
أول شخص يسجّل ينشئ الفضاء ويصبح مسؤوله. ثم ينضم الآخرون (المساعدون، الملاك المشتركون، الحارس) إلى الفضاء بدعوة: فهم لا يسجّلون أنفسهم.
خطوة بخطوة
- افتحوا صفحة «إنشاء فضائي».
- أدخلوا اسمكم وعنوان بريدكم الإلكتروني وكلمة مرور.
- اختاروا نوع الفضاء والبلد، ثم أدخلوا الاسم: اسم الإقامة بالنسبة للوكيل المتطوع، واسم المكتب بالنسبة للمهني (يحمل الحقل اسم «اسم الإقامة» في الحالتين).
- أكّدوا: تصلون إلى قائمة الإقامات، وهي فارغة. أنشئوا الأولى (انظر «الإقامات»).
ما يجب إدخاله
- اسمك
- الاسم الشخصي والعائلي للشخص الذي ينشئ الفضاء. يظهر في السجلات وعلى الوثائق المُدخَلة.
- البريد الإلكتروني
- يُستعمل معرّفًا لتسجيل الدخول. لا يمكن استعمال العنوان إلا مرة واحدة.
- كلمة المرور
- 10 أحرف على الأقل. تُحفَظ بصيغة لا رجعة فيها: لا يمكن لأحد قراءتها، ولا حتى الدعم.
- نوع الفضاء
- «وكيل متطوع (إقامتي)»، وهو الاختيار الافتراضي: مالك مشترك منتخَب يسيّر إقامته، إقامة واحدة فقط. «مكتب وكيل الاتحاد»: مهني له عدة إقامات، ومساعدون، ومصادقة مزدوجة على المصاريف، وفواتير أتعاب.
- البلد
- يحدد القانون المطبَّق (المغرب: القانون 18.00 كما تم تغييره؛ فرنسا: قانون 10 يوليوز 1965)، والعملة، والمخطط المحاسبي، والمنطقة الزمنية. ولا يمكن تغييره بعد ذلك.
- اسم الإقامة
- هو في الواقع اسم فضائكم: اسم المكتب بالنسبة للمهني، واسم الإقامة بالنسبة للمتطوع. يظهر على إشعارات طلبات الأداء وعلى الوصولات.
تسجيل الدخول والانضمام إلى فضاء
الوكيل · المالك المشترك · الحارس
يتم الدخول بالبريد الإلكتروني وكلمة المرور. يتوصل المالك المشترك أو المساعد أولًا برمز دعوة يُدخله في صفحة «الانضمام إلى إقامتي».
خطوة بخطوة
- المدعو: افتحوا صفحة «الانضمام إلى إقامتي»، وأدخلوا الرمز الذي توصلتم به من الوكيل، وبريدكم الإلكتروني، واسمكم، واختاروا كلمة مرور.
- بعد ذلك: سجّلوا الدخول في صفحة «تسجيل الدخول» بهذا البريد وهذه الكلمة.
- حسب دوركم، تصلون إلى الإقامات (الوكيل)، أو إلى «حسابي» (المالك المشترك)، أو إلى شاشة الحراسة (الحارس).
- نسيان كلمة المرور: في صفحة «تسجيل الدخول»، انقروا على «نسيت كلمة المرور؟»، وأدخلوا بريدكم الإلكتروني وافتحوا الرابط الذي يصلكم (صالح لمدة ساعة، ولمرة واحدة) لاختيار كلمة مرور جديدة. تُغلق حينها كل جلساتكم المفتوحة. إذا لم يعد بإمكانكم الوصول إلى بريدكم، يمكن للدعم تصحيح العنوان أو تحديد كلمة مرور مؤقتة.
معلومات مهمة
- رمز المالك المشترك: صالح 14 يومًا، ويُستعمل مرة واحدة؛ وإنشاء رمز جديد يُبطل القديم. رمز المساعد أو الحارس: صالح 7 أيام، وفقط مع عنوان البريد الإلكتروني المدعو.
- إذا كان لعنوانكم حساب من قبل، أدخلوا كلمة مروركم الحالية: تُضاف الدعوة إلى هذا الحساب.
- الحساب المرتبط بعدة فضاءات يفتح أولها حسب الترتيب الأبجدي.
- بعد 15 دقيقة دون نشاط، يجدد التطبيق الجلسة في الخلفية؛ وبعد 30 يومًا دون دخول، يجب تسجيل الدخول من جديد.
- الفضاء الذي يوقفه المشغّل لا يسمح بالدخول: تظهر الرسالة «هذا الفضاء موقوف».
مكتبي: الفريق والإعدادات
الوكيل
خاص بالمسؤول: دعوة المساعدين أو المجلس أو الحارس، سحب صلاحية الولوج، ضبط عتبة المصادقة المزدوجة على المصاريف، والهوية الضريبية للمكتب.
خطوة بخطوة
- افتحوا «مكتبي» من قائمة الإقامات.
- للدعوة: أدخلوا البريد الإلكتروني للشخص، واختاروا دوره، وانقروا «دعوة». أرسلوا إليه الرمز المعروض (صالح 7 أيام): سيُدخله في صفحة «الانضمام إلى إقامتي» بالعنوان نفسه.
- لسحب صلاحية الولوج: «سحب» بجانب الشخص؛ وتُقطَع جلساته. لا يمكن سحب آخر مسؤول.
- «قراءات النقاط الغامضة في القانون»: أربعة اختيارات (احتساب ثلاثة الأرباع، النصاب، سقف الأصوات، أصوات المدينين)؛ والخيار المعلَّم بـ ★ هو الافتراضي. ويحتفظ الجمع العام بالاختيارات السارية لحظة الاستدعاء إليه.
- «تصدير البيانات»: ملف JSON لإقامة واحدة أو للفضاء بالكامل، يُقيَّد في السجل.
ما يجب إدخاله
- الدور
- مسير: التسيير اليومي لكل الإقامات. مراقبة (المجلس): يطّلع ويمكنه المصادقة على المصاريف. حارس: شاشة الحراسة فقط. مسؤول: مثل المسير، إضافة إلى الفريق والإعدادات.
- عتبة المصادقة المزدوجة
- المبلغ الذي يجب ابتداءً منه أن يصادق على المصروف شخص غير الذي أدخله. اتركوه فارغًا للتعطيل. افتراضيًا: 5 000 درهم بالنسبة للمكتب، ومعطلة بالنسبة للمتطوع (انتبهوا: المتطوع الوحيد الذي يفعّلها لا يمكنه بعد ذلك المصادقة على فواتيره بنفسه دون عضو من المجلس).
- الهوية الضريبية
- كل الحقول إلزامية: التسمية، والعنوان، والتعريف الضريبي (IF، من 6 إلى 10 أرقام)، والرسم المهني (من 6 إلى 12 رقمًا)، والتعريف الموحد للمقاولة ICE (15 رقمًا بالضبط). وتظهر على فواتير الأتعاب.
معلومات مهمة
- يمكن للوكيل المتطوع دعوة مجلسه وحارس؛ أما المساعدون المسيرون فهم خاصون بعرض المكتب.
الإقامات
الوكيل
قائمة إقاماتكم على شكل بطاقات: عدد الأجزاء، والمتأخرات، والجمع العام المقبل. انقروا على بطاقة للدخول إلى الإقامة؛ عندها تتيح القائمة الجانبية الوصول إلى كل شاشاتها.
خطوة بخطوة
- انقروا «إقامة جديدة».
- أدخلوا الاسم والمدينة.
- ادخلوا إلى الإقامة، ثم أدخلوا الأجزاء والملاك المشتركين («الأجزاء والملاك»، أو استيراد ملف).
ما يجب إدخاله
- اسم الإقامة
- الاسم المتداول، مثلًا «إقامة البرتقال».
- المدينة
- جماعة العمارة. وهي مهمة: في المغرب، يجب أن ينعقد الجمع العام داخل هذه الجماعة.
نظرة عامة على الإقامة
الوكيل
لوحة قيادة الإقامة: الخزينة (البنك والصندوق)، والمتأخرات ونسبة الاستخلاص، وطلب الأداء المقبل، ونسبة الملاك المشتركين المتصلين؛ ثم قائمة «المهام» حسب درجة الاستعجال (بلاغات مستعجلة، فواتير في انتظار المصادقة، متأخرات تفوق 90 يومًا، فواتير يجب أداؤها، عقود يجب فسخها أو تجديدها خلال 30 يومًا، زيارات صيانة خلال 7 أيام، ورقات أداء في المسودة، جمع عام يجب الاستدعاء إليه) وأكبر 5 مدينين.
معلومات مهمة
- كل سطر في «المهام» رابط مباشر نحو الشاشة المعنية.
2. الإقامة: الأجزاء، الملاك المشتركون، الوثائق
قبل أي عملية مالية، يجب وصف الإقامة: أجزاؤها المفرزة، وحصصها، ومالكوها. فذلك هو أساس كل توزيع للتكاليف وكل تصويت.
الأجزاء والملاك المشتركون
الوكيل
قائمة الأجزاء المفرزة (شقق، محلات تجارية، مواقف سيارات…) مع حصصها، وقائمة الملاك المشتركين مع الأجزاء التي يملكونها. ومن هنا أيضًا تتم دعوة مالك مشترك إلى التطبيق.
خطوة بخطوة
- أضيفوا كل جزء: المرجع، والنوع، والحصص. يظهر مجموع الحصص في الأسفل؛ وهو عادةً 1 000 أو 10 000.
- «مالك مشترك جديد» (لا تظهر الاستمارة إلا إذا بقيت أجزاء دون مالك): الاسم الشخصي، والاسم العائلي، والهاتف، والتاريخ الذي أصبح فيه مالكًا، وأشّروا على جزئه أو أجزائه.
- بالنسبة لإقامة قائمة من قبل، فضّلوا الاستيراد من جدول بيانات (القسم الموالي): يُنشأ كل شيء دفعة واحدة.
- «دعوة إلى التطبيق»: يظهر رمز صالح 14 يومًا. أرسلوه إلى المالك المشترك؛ فيُدخله في صفحة «الانضمام إلى إقامتي» مع بريده الإلكتروني.
ما يجب إدخاله
- المرجع
- رقم الجزء كما ورد في نظام الملكية المشتركة: «A12»، «B-3»، «P07». فريد داخل الإقامة.
- النوع
- شقة، محل تجاري، مكتب، موقف سيارة، قبو أو آخر.
- الحصص
- عدد صحيح: حصة الجزء في الأجزاء المشتركة، كما يحددها نظام الملكية المشتركة. تُستعمل لتوزيع التكاليف واحتساب الأصوات في الجمع العام. الجزء ذو 0 حصة لا يؤدي أي تكاليف عامة.
- مالك منذ
- اتركوه فارغًا إن كنتم لا تعرفونه: يُعتبر الجزء حينها في ملكه منذ البداية، وهذا هو الاختيار الصحيح عند استرجاع التسيير في منتصف السنة.
- الهاتف
- من 8 إلى 20 حرفًا: أرقام، ومسافات، ونقاط، وشرطات، و«+». يُنصح بالصيغة الدولية: +212 661 10 20 30. يُستعمل للتذكيرات عبر الرسائل القصيرة أو واتساب.
معلومات مهمة
- كل جزء وكل مالك قابل للتعديل («تعديل»). الحذف ممكن فقط بدون سجل: جزء لم يصدر بشأنه أي طلب أداء، أو بطاقة بدون ديون ولا أداءات ولم يُستدعَ صاحبها. وإلا يرفض التطبيق، وتبقى البطاقة قابلة للتعديل.
- تتضمن الاستمارة البريد الإلكتروني ولغة الرسائل: بدون بريد ولا هاتف لا يتوصل المالك بأي إشعار. ويمكن إتمامهما في أي وقت عبر «تعديل».
- يُدخَل الطابق والمساحة عبر الاستيراد أو بتعديل الجزء. تغيير الحصص يسري على طلبات الأداء المقبلة: الطلبات الصادرة لا يُعاد احتسابها.
استيراد الأجزاء من جدول بيانات
الوكيل
إنشاء كل الأجزاء ومالكيها دفعة واحدة انطلاقًا من ملف CSV مُصدَّر من Excel أو LibreOffice. لا يُسجَّل أي شيء قبل التحقق: يعرض التطبيق أولًا الأخطاء سطرًا بسطر.
خطوة بخطوة
- «تحميل نموذج» للانطلاق من ملف بالأعمدة الصحيحة.
- سطر واحد لكل جزء. الأعمدة الإلزامية: الجزء والحصص. الاختيارية: النوع، الطابق، المساحة، الاسم العائلي، الاسم الشخصي، الهاتف، البريد الإلكتروني، اللغة. يمكن أن تكون رؤوس الأعمدة بالفرنسية أو العربية أو الإنجليزية.
- احفظوا الملف بصيغة «CSV UTF-8» (في Excel: حفظ باسم ← CSV UTF-8). صيغة CSV العادية في Excel تُفسد الحروف المشكولة والعربية، ولا يعود رأس العمود «الحصص» معروفًا. ثم «التحقق من الملف».
- صحّحوا الأخطاء المشار إليها (رقم السطر، العمود، القيمة المقروءة)، وأعيدوا التحقق، ثم «استيراد».
معلومات مهمة
- المالك نفسه على عدة أسطر (نفس الاسم ونفس البريد الإلكتروني) يُنشأ مرة واحدة ويتسلم كل أجزائه.
- الأنواع المقبولة: appartement، commerce، bureau، parking، cave، autre (أو ما يعادلها «magasin»، «local»، «garage»، «شقة»…)؛ الخانة الفارغة = شقة. المساحة بفاصلة أو نقطة: 82,5. اللغة: fr أو ar أو en.
- ملف من 5 ميغابايت على الأكثر؛ الفاصل فاصلة منقوطة أو فاصلة أو جدولة.
- يُرفض الجزء الموجود من قبل في الإقامة: الاستيراد لا يكتب أبدًا فوق أي شيء.
بيع جزء
الوكيل
عند بيع جزء، يتغير مالكه بتاريخ العقد. يعرض التطبيق وضعية البائع في ذلك التاريخ، ويطبع الشهادة التي تُسلَّم له، وينقل إلى المشتري طلبات الأداء الصادرة التي تستحق بعد البيع. والشاشة نفسها تُستعمل لإسناد جزء بدون مالك.
خطوة بخطوة
- في «الأجزاء والملاك المشتركون»، على سطر الجزء: «بيع» (أو «إسناد» إن كان بدون مالك).
- أدخلوا تاريخ البيع: تتحدث وضعية البائع — ما يدين به لاتحاد الملاك في ذلك التاريخ، والمستحقات المقبلة التي ستنتقل إلى المشتري.
- اطبعوا الشهادة للموثق (في المغرب: وصل الإبراء إذا لم يكن البائع مديناً، المادة 26).
- اختاروا المشتري: مالك جديد (يُدخل في الحين) أو مالك معروف مسبقاً. «تسجيل البيع» ثم أكدوا.
- ادعوا بعد ذلك المشتري إلى التطبيق من بطاقته.
ما يجب إدخاله
- تاريخ البيع
- تاريخ العقد. طلبات الأداء المستحقة ابتداءً من هذا التاريخ تنتقل إلى المشتري؛ وما قبله يبقى على البائع، ولو لم يُؤدَّ.
- المشتري
- جديد: الاسم الشخصي والعائلي والهاتف والبريد واللغة، كما عند إنشاء مالك. معروف: مالك له جزء في الإقامة.
معلومات مهمة
- في المغرب، المشتري ملزم بالتضامن بديون البائع تجاه اتحاد الملاك (المادة 42): سوّوا الدين مع الموثق قبل التوقيع.
- لا يمكن التراجع عن البيع: في حالة الخطأ، سجلوا بيعاً جديداً بتاريخ لاحق.
- نقل المستحقات يُسجَّل بقيد محاسبي بين حساب البائع وحساب المشتري؛ وتبقى المحاسبة متوازنة.
استرجاع الوضعية السابقة (أرصدة الافتتاح) — أعلى تبويب المحاسبة
الوكيل
إقامتكم قادمة من وكيل آخر أو من دفتر؟ أدخلوا الميزان في يوم الاسترجاع: الخزينة، والاحتياطات، والديون والمستحقات، ورصيد كل مالك مشترك. ويصبح هو أول قيد في المحاسبة.
خطوة بخطوة
- حددوا تاريخ الاسترجاع ومصدر الأرقام («الميزان المسلَّم من الوكيل السابق بتاريخ 31/12»).
- أضيفوا سطرًا لكل حساب (سطران على الأقل): البنك، والصندوق، والاحتياطات، وكل مالك مشترك مدين بمال أو أدى مسبقًا (الحساب 3421، والمالك المشترك إلزامي)، وكل مورد يجب أداؤه (4411). في كل سطر، مبلغ في المدين أو في الدائن، وليس في الاثنين أبدًا.
- يعرض التطبيق الفرق: يجب أن يكون الميزان متوازنًا (مجموع المدين يساوي مجموع الدائن) ليُسجَّل.
- «تسجيل الاسترجاع»: أكّدوا. هذا نهائي.
معلومات مهمة
- لا يكون الاسترجاع ممكنًا إلا ما دامت محاسبة الإقامة لم تبدأ: قوموا به مباشرة بعد إدخال الأجزاء، وقبل إصدار طلبات الأداء أو الاستخلاص أو المصادقة على أي مصروف. بعد ذلك، تختفي الاستمارة نهائيًا.
- يظهر الدين المسترجع لمالك مشترك في حسابه («مدين بـ …») وتسدده أداءاته اللاحقة بالأولوية.
الوثائق
الوكيل · المالك المشترك
خزانة الإقامة: نظام الملكية المشتركة، والمحاضر، والعقود، وشهادات التأمين، والفواتير، والتصاميم، والتشخيصات. لكل وثيقة درجة ظهور: كل الملاك المشتركين، أو المجلس فقط، أو التسيير فقط.
ما يجب إدخاله
- الملف
- PDF أو JPEG أو PNG أو WebP أو Word (.docx) أو Excel (.xlsx)، 10 ميغابايت على الأكثر؛ الصيغ القديمة .doc و.xls مرفوضة. تُسجَّل بصمته: يمكن إثبات أنه لم يُعدَّل.
- الصنف
- نظام، محضر، عقد، تأمين، فاتورة، تصميم، تشخيص، ميزانية أو آخر: يُستعمل للتصنيف.
- من يمكنه الاطلاع عليها
- «الجميع»: ظاهرة في فضاء كل مالك مشترك. «المجلس»: المجلس والتسيير. «التسيير فقط»: الوكيل وحده (عقود حساسة، وثائق الاستخلاص).
- تاريخ الوثيقة
- اختياري: تاريخ الوثيقة نفسها (تاريخ الجمع العام بالنسبة لمحضر)، لا تاريخ الإيداع.
معلومات مهمة
- سحب وثيقة يخفيها من الخزانة، لكن الملف يبقى محفوظًا من أجل السجل.
عقود الصيانة
الوكيل
العقود الجارية (المصعد، التنظيف، الحراسة، المساحات الخضراء…) مع تاريخ انتهائها وأجل الإشعار المسبق والزيارة المقبلة. تنبهكم لوحة القيادة في الوقت المناسب لتقرروا التجديد أو الفسخ.
ما يجب إدخاله
- المورد
- يُختار من قائمة مورديكم. يُنشأ المورد من شاشة المصاريف («+ مورد جديد»).
- البداية / النهاية
- تواريخ العقد. يجب أن تأتي النهاية بعد البداية.
- الإشعار المسبق (أيام)
- أجل الفسخ قبل تاريخ الانتهاء، من 0 إلى 365 (30 افتراضيًا). يتحول آخر أجل للفسخ (النهاية ناقص الإشعار المسبق) إلى الأحمر قبل 30 يومًا.
- المبلغ السنوي
- الكلفة على مدى سنة، بالدرهم.
- الزيارات / الزيارة المقبلة
- وتيرة الزيارات (شهرية، فصلية، نصف سنوية، سنوية) وتاريخ الزيارة المقبلة، الذي يتحول إلى الأحمر قبل 7 أيام. ولا يُعاد حسابه تلقائيًا.
معلومات مهمة
- العقد قابل للتعديل («تعديل»: التواريخ، المبلغ، الزيارة المقبلة التي تُحيَّن بعد كل زيارة) وقابل للحذف في أي وقت.
3. المالية
الترتيب هو نفسه دائمًا: سنة مالية وميزانيتها، ثم المصادقة على الميزانية في الجمع العام، ثم إصدار طلبات الأداء، ثم المقبوضات، وعند الحاجة الاستخلاص. وتتبع المصاريف مسار المصادقة الخاص بها. أما المحاسبة فتُمسَك تلقائيًا انطلاقًا من هذه العمليات.
الميزانية وطلبات الأداء
الوكيل
إنشاء السنة المالية، وإدخال الميزانية التقديرية بندًا ببند، وتسجيل مصادقة الجمع العام عليها، ثم إصدار طلبات الأداء. ويتسلم كل مالك مشترك حصته، محسوبة على أساس حصصه.
خطوة بخطوة
- «سنة مالية جديدة»: تاريخا البداية والنهاية ووتيرة طلبات الأداء (فصلية افتراضيًا). في المغرب، لا تتجاوز مدة السنة المالية 12 شهرًا (18 بالنسبة لأول سنة مالية للإقامة) ولا يجب أن تتداخل مع سنة مالية أخرى: من 01/01 إلى 31/12، وليس إلى 01/01 الموالي.
- أضيفوا بنود الميزانية: البيان والمبلغ السنوي، موزعاً على كل الأجزاء حسب حصصها. ما دامت الميزانية غير مصادق عليها، كل بند قابل للتعديل أو الحذف.
- تتم المصادقة على الميزانية تلقائيًا عندما يتبنى جمع عام منعقد في التطبيق قرار «الميزانية» المرتبط بهذه السنة المالية. إذا انعقد الجمع العام خارج التطبيق: «المصادقة في الجمع العام»، أدخلوا تاريخه ومرجع المحضر. تُجمَّد الميزانية حينها.
- «إصدار طلبات الأداء»: ينشئ التطبيق الاستحقاقات (مثلًا 4 طلبات فصلية) التي يساوي مجموعها الميزانية بالضبط، إلى حدود السنتيم.
- إشعارات طلبات الأداء القابلة للطباعة (واحد لكل مالك مشترك، مع المبلغ المتبقي أو التسبيق) تُفتح عبر «إشعارات للطباعة» في قائمة الطلبات.
ما يجب إدخاله
- البند
- موضوع المصروف المتوقع: «الحراسة»، «ماء الأجزاء المشتركة»، «صيانة المصعد».
- المبلغ
- المبلغ السنوي المتوقع لهذا البند، بالدرهم.
- التوزيع
- لتكلفة لا تخص إلا بعض الأجزاء (المصعد، المرأب)، أنشئوا أولاً مفتاحاً (قسم «مفاتيح التوزيع»، أسفل هذا التبويب)، ثم اختاروه هنا. وإلا فإن «كل الأجزاء» توزع حسب الحصص العامة.
- مرجع المحضر
- مثلًا «الجمع العام بتاريخ 12/12/2025، القرار 2». ويظهر على إشعارات طلبات الأداء.
معلومات مهمة
- لا طلب أداء دون ميزانية مصادق عليها: هذا هو القانون، والتطبيق يرفض ذلك. ويجب أيضًا أن يكون لكل الأجزاء مالك في كل تاريخ طلب أداء.
- لا تُصدَر طلبات الأداء إلا مرة واحدة في كل سنة مالية. قوموا باسترجاع الوضعية السابقة قبل ذلك: بعده، لا يعود ممكنًا.
- بعد المصادقة، لا تُعدَّل الميزانية؛ وأي تغيير يمر عبر قرار جديد للجمع العام.
- تُحسب حصة كل جزء على أساس حصصه وتُقرَّب بحيث يكون المجموع مضبوطًا.
مفاتيح التوزيع
الوكيل
بعض التكاليف لا تخص إلا جزءاً من الأجزاء: المصعد للطوابق التي يخدمها، المرأب للأماكن، عمارة لسكانها فقط. يحدد مفتاح التوزيع الأجزاء التي تؤدي هذه التكلفة وبأي نسبة.
خطوة بخطوة
- تبويب «الميزانية وطلبات الأداء»، قسم «مفاتيح التوزيع»: «مفتاح جديد».
- أعطوه اسماً («مصعد العمارة أ»)، وحددوا الأجزاء المعنية وأدخلوا حصة كل منها. «كل الأجزاء، الحصص العامة» يملأ بالحصص الواردة في النظام، لتُعدَّل.
- في الميزانية، أضيفوا البند المعني («صيانة المصعد») واختاروا المفتاح في «التوزيع».
- في الجمع العام، يمكن أيضاً حصر قرار في أجزاء مفتاح: لا يصوت إلا هؤلاء الملاك.
ما يجب إدخاله
- الحصة في المفتاح
- عدد صحيح. توزع التكلفة بنسبة هذه الحصص: بـ 600 و400 يؤدي الجزء الأول 60 %. اعتمدوا الحصص الخاصة في نظام الملكية المشتركة إن وُجدت.
معلومات مهمة
- المفتاح المستعمل في ميزانية مصادق عليها أو في جمع عام تم استدعاؤه يحتفظ بتكوينه (يبقى اسمه قابلاً للتعديل): طلبات الأداء والتصويت مرتبطة به.
- المفتاح المستعمل في بند أو قرار لا يمكن حذفه.
المقبوضات والوصولات
الوكيل
تسجيل كل أداء لمالك مشترك. يصدر وصل مرقم فورًا؛ ويسدد الأداء أولًا أقدم الديون.
خطوة بخطوة
- اختاروا المالك المشترك، وأدخلوا المبلغ، وطريقة الأداء، والتاريخ.
- بالنسبة لشيك أو تحويل، أدخلوا الرقم.
- «تسجيل الأداء وإصدار الوصل»: الوصل (مثلًا R2026-000012) قابل للطباعة وظاهر في فضاء المالك المشترك.
- خطأ أو شيك بدون رصيد: «إلغاء» الأداء (للمسؤول فقط) مع ذكر السبب، 5 أحرف على الأقل. لا يُمحى، بل يُلغى بقيد عكسي.
ما يجب إدخاله
- طريقة الأداء
- نقدًا، شيك، تحويل أو إيداع. الأداءات بالبطاقة التي يقوم بها المالك المشترك تُسجَّل تلقائيًا.
- رقم الشيك أو التحويل
- إلزامي بالنسبة للشيك: يُستعمل في المقاربة البنكية وفي حالة الرفض.
- التاريخ
- اليوم الذي توصلتم فيه بالمال (لا يُقبل تاريخ مستقبلي).
- المبلغ
- بالدرهم: «1 500,50». يسدد الأداء أولًا أقدم الاستحقاقات؛ ويصبح الفائض تسبيقًا.
معلومات مهمة
- تُرقَّم الوصولات دون انقطاع، حسب السنة. يحتفظ الوصل الملغى برقمه ويحمل عبارة «ملغى».
المتأخرات
الوكيل
وضعية كل مالك مشترك في تاريخ معين: ما هو مستحق، وما تم أداؤه، وما يبقى في الذمة، وأقدمية الدين (أقل من 30 يومًا، من 31 إلى 90، من 91 إلى 180، أكثر من 180). وفي الرأس، نسبة الاستخلاص في الإقامة.
معلومات مهمة
- المالك المشترك المدين بمال لا يُقبَل للتصويت في الجمع العام (المغرب): تشير إلى ذلك ورقة الحضور.
الاستخلاص
الوكيل
التتبع المتدرج للمدينين، حسب الترتيب المقرر: تذكير ودي، ثم إنذار برسالة مضمونة، ثم صلح أو وساطة، ثم مسطرة قضائية (أمر بالأداء، رهن إجباري على الجزء). ويُؤرَّخ كل إرسال ويُحفَظ.
خطوة بخطوة
- لكل مدين، يقترح التطبيق المرحلة الموالية.
- اطبعوا الرسالة، وأرسلوها، ثم «تسجيل الإرسال» مع الطريقة (رسالة مضمونة مع الإشعار بالتوصل، مفوض قضائي، يدًا بيد، طريقة إلكترونية، رسالة قصيرة أو واتساب) والتاريخ. الرسالة القصيرة وواتساب وحدهما يرسلان رسالة فعلًا؛ أما الطرق الأخرى فتسجّل الإرسال الذي قمتم به.
- بعد الصلح، حددوا نتيجته: فشل، أو اتفاق، أو تم الأداء (مرة واحدة فقط، دون إمكانية التراجع).
- «الملف القضائي» يسرد الوثائق الأربع الواجب جمعها ويبيّن المتوفر منها وما يجب الحصول عليه.
معلومات مهمة
- بعد إنذار بقي دون أداء لمدة 30 يومًا، تصبح كل مخصصات السنة المالية مستحقة (سقوط الأجل، المادة 25).
- قبل الأمر بالأداء أو الرهن، يلزم صلح نتيجته «فشل» وإنذار مُرسَل منذ 30 يومًا على الأقل: يتحقق التطبيق من ذلك.
- الرهن الإجباري يُتتبَّع هنا فقط: فهو من اختصاص المحامي والمحكمة.
المصاريف
الوكيل
إدخال كل فاتورة مورد، والمصادقة عليها، وأداؤها، وإرفاق الفاتورة بها. فوق عتبة المصادقة المزدوجة، لا يمكن للشخص الذي يُدخل أن يصادق: يجب أن يقوم بذلك شخص آخر.
خطوة بخطوة
- «إيداع الفاتورة» (PDF أو صورة): إذا كانت القراءة التلقائية مفعّلة، تمتلئ الحقول وحدها. راجعوها دائمًا.
- اختاروا المورد (أو «+ مورد جديد»)، والموضوع، والصنف، ورقم الفاتورة وتاريخها، والمبلغ مع الرسوم. «تسجيل المصروف».
- تحت العتبة، يُصادَق على المصروف فورًا؛ وابتداءً من العتبة، ينتظر مصادقة شخص آخر (مسؤول أو مسير أو المجلس)، يمكنه أيضًا رفضه مع ذكر السبب. المصروف المرفوض نهائي.
- المصروف المصادق عليه يُؤدى بـ «أداء»: التاريخ، والطريقة، والمرجع. بالنسبة لمتدخل فرد، تحسب الشاشة الاقتطاع من المنبع الواجب الاحتفاظ به.
ما يجب إدخاله
- صفة المتدخل
- بالنسبة لمورد جديد: شركة، شخص خاضع للنظام الحقيقي، حرفي خاضع للمساهمة المهنية الموحدة، مقاول ذاتي، أو بدون صفة. يجب على من هو بدون صفة تقديم رقم بطاقته الوطنية.
- الصنف
- صيانة، إصلاح، تنظيف، ماء، كهرباء، تأمين، مستخدمون، أشغال مصادق عليها في الجمع العام، أشغال مستعجلة، مصاريف بنكية، أخرى: يحدد الحساب المحاسبي والبند في صفحة الشفافية.
- رقم الفاتورة
- الرقم الذي تحمله الفاتورة. لا يمكن إدخال الرقم نفسه مرتين للمورد نفسه (حماية من التكرار).
- المبلغ مع احتساب الرسوم
- مجموع الفاتورة، شاملًا الرسوم.
معلومات مهمة
- المصروف المصادق عليه لا يُعدَّل (المبلغ، المورد، التاريخ): لا يمكن إلا إرفاق الفاتورة به.
- أداء نقدي بقيمة 20 000 درهم أو أكثر: يُشترط تبرير مكتوب (10 أحرف على الأقل).
- المقاول الذاتي أو الحرفي الخاضع للمساهمة المهنية الموحدة: فوق 80 000 درهم مؤداة خلال السنة الميلادية، يجب الاحتفاظ باقتطاع نسبته 30 % ودفعه للدولة؛ وتحسبه شاشة «قبل الأداء» وتسرد الوثائق الواجب الاحتفاظ بها.
- المتدخل بدون صفة: عند التدخل الرابع خلال 56 يومًا، ينبّه التطبيق إلى خطر إعادة تكييف العلاقة كعلاقة شغل.
المحاسبة
الوكيل
تُمسَك المحاسبة تلقائيًا: كل طلب أداء، واستخلاص، ومصروف، وأداء، وورقة أداء أجر يُنتج قيده، وفق المخطط المحاسبي للبلد. تعرض هذه الشاشة الميزان، واليومية، وقوائم السنة المالية، والمقاربة البنكية.
خطوة بخطوة
- «المراقبة»: تتحقق من أن اليومية سليمة (لا قيد معدَّل، ترقيم متسلسل) وأن المحاسبة متطابقة مع تتبع الملاك المشتركين.
- الميزان وقوائم السنة المالية: المنتوجات، والتكاليف، والنتيجة، والقوائم التي يفرضها القانون حسب مبلغ المنتوجات.
- المقاربة البنكية: أودعوا كشف البنك بصيغة CSV، الفاصل فاصلة منقوطة، والأعمدة التاريخ;التسمية;المبلغ (التاريخ بصيغة JJ/MM/AAAA أو AAAA-MM-JJ، والمبلغ بإشارته). «مقاربة» تطابق العمليات ذات المبلغ نفسه في حدود 5 أيام وتسرد ما ينقص من جهة أو من أخرى. لا تُحفَظ النتيجة.
- بعد تاريخ نهاية السنة المالية: «حصر السنة المالية» (المسؤول). بعد ذلك لا يمكن تأريخ أي قيد داخل هذه السنة المالية.
معلومات مهمة
- القيود مسلسلة بالبصمة: أي تعديل لاحق يظهر عند المراقبة. لا يُصحَّح القيد أبدًا، بل يُلغى بقيد عكسي.
- في المغرب، تتوقف القوائم الواجب إعدادها على منتوجات السنة المالية (عتبتا 200 000 و500 000 درهم)، والمصادقة على الحسابات إلزامية فوق 1 000 000 درهم: تشير الشاشة إلى ذلك.
أتعاب المكتب
الوكيل
خاص بعرض المكتب. إصدار فاتورة أتعاب المكتب للإقامة: أسطر الخدمات دون احتساب الرسوم، والضريبة على القيمة المضافة بنسبة 20 %، والمجموع مع احتساب الرسوم، وترقيم متسلسل (F2026-000001)، والبيانات القانونية. وتُنشئ تلقائيًا مصروف «أجرة الوكيل» في جهة الإقامة، خاضعًا للمصادقة المزدوجة.
معلومات مهمة
- أدخلوا أولًا الهوية الضريبية للمكتب («مكتبي»): بدونها، لا يمكن إصدار الفاتورة.